Assistant DGS - RH (H/F)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O034231201280511
Publiée le 08/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
HOTEL DE VILLE BP25, Mauguio (Hérault)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au bord de la Méditerranée, la Commune de Mauguio Carnon jouit d'un environnement privilégié aux portes de Montpellier et de la Petite Camargue.
La commune recrute un(e) Assistant(e) DGS-RH.
Assiste, au sein d'une équipe de 3 personnes en polyvalence, le DGS, les
DGAS, la DRH et la Directrice des Affaires Juridiques afin d'optimiser la
gestion de l'ensemble de leurs activités professionnelles.
Assure les missions d'assistante en ressources humaines.
La commune recrute un(e) Assistant(e) DGS-RH.
Assiste, au sein d'une équipe de 3 personnes en polyvalence, le DGS, les
DGAS, la DRH et la Directrice des Affaires Juridiques afin d'optimiser la
gestion de l'ensemble de leurs activités professionnelles.
Assure les missions d'assistante en ressources humaines.
Missions / conditions d'exercice
EN QUALITÉ D'ASSISTANT(E) DE LA DG :
1. Secrétariat de la DRH et de la Directrice DGA Service à la Population :
- Assure particulièrement le secrétariat de la DRH et de la Directrice Générale Adjointe - Services à la population, - Gestion et suivi des parapheurs
- Gestion des rendez-vous, préparation de notes, courriers, fiches techniques
- Gestion des appels téléphoniques : renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers le/la Directeur(trice), filtrer les appels et transmettre les messages
- Organisation de réunions : préparation des dossiers (convocations, ordre du jour), organisation matérielle, compte-rendu et suivi des points, réservation de salles
2. Organisation de l'activité des cadres de la Direction Générale, et de la Direction des Ressources Humaines :
- Gestion des agendas
- Gestion des congés des Directeurs
3. Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique pour l'ensemble des Directeurs :
- Prise de notes et mise en forme de tous types de courriers, documents, notes, PV
- Rédaction de courriers, notes, divers documents
- Enregistrement, classement, suivi et archivage de dossiers
- Prise de contacts téléphoniques ou mails avec les partenaires des directeurs
EN QUALITÉ D'ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF RH :
1. Gestion administrative des emplois saisonniers, en binôme avec l'autre assistante :
- Recensement des besoins des services et recensement des candidatures (dont candidatures signalées) : tableau de suivi, courrier d'attente (avant déconcentration)
- Organisation de la réunion d'attribution (Directeurs et Chefs de Services concernés) : préparation (tableau récapitulatif par critères : filles/garçons, signalés/non signalés, période, durée, service proposé,
- Choix des candidats par service : tableaux, courriers réponse, note aux Elus,
- Suivi et évaluation : lettre tardive, courriers nouvelles affectations en cas de défections, fiche évaluation des saisonniers avec note pour les personnes signalées, tableau récapitulatif des saisonniers qui n'ont pas donné satisfaction.
2. Gestion des recrutements des non titulaires, en binôme avec l'autre assistante :
- Formalisation de tutoriels et de procédure sur les missions déconcentrées dans les services
- Contact avec les organismes de diffusion pour les recrutements externes, pôle emploi
- Déclaration de vacance de poste
- Organisation des entretiens : convocations, préparation des dossiers et du tableau récapitulatif,
- Recensement des besoins des services et des candidatures, organisation de la réunion d'attributions (DRH, élu référent, et assistante) pour les apprentis
- Gestion des recrutements et déclaration de volontaires pour le service civique
3. Gestion des candidatures spontanées, en binôme avec l'autre assistante :
- Gestion des candidatures : lettre réponse et/ou envoi candidatures à des organismes extérieurs, suivi (tableau récapitulatif)
4. Accueil des nouveaux arrivants, en binôme avec l'autre assistante :
- Organisation de l'accueil des nouveaux agents
- Préparation des dossiers d'accueil
- Accueil du candidat, prise de photo, visite des locaux
5. Relations sociales : organisation et suivi des comités techniques et CHSCT :
- Réalisation des convocations, de l'ordre du jour
- Préparation avec la DRH des dossiers présentés (lien avec les services, rédaction des affaires à l'ordre du jour), suivi des
questions inscrites à l'ordre du jour par les OS, envoi des dossiers aux membres
- Organisation de la séance, présence en séance, prise de note et rédaction du procès-verbal, diffusion aux membres
6. Commission RH :
- Réalisation des convocations, de l'ordre du jour
- Préparation avec le ou la DRH des dossiers présentés, suivi des questions inscrites à l'ordre du jour, envoi des dossiers aux membres
- Organisation de la séance, présence en séance
- Prise de notes, rédaction et mise en forme du compte rendu et diffusion aux membres
1. Secrétariat de la DRH et de la Directrice DGA Service à la Population :
- Assure particulièrement le secrétariat de la DRH et de la Directrice Générale Adjointe - Services à la population, - Gestion et suivi des parapheurs
- Gestion des rendez-vous, préparation de notes, courriers, fiches techniques
- Gestion des appels téléphoniques : renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers le/la Directeur(trice), filtrer les appels et transmettre les messages
- Organisation de réunions : préparation des dossiers (convocations, ordre du jour), organisation matérielle, compte-rendu et suivi des points, réservation de salles
2. Organisation de l'activité des cadres de la Direction Générale, et de la Direction des Ressources Humaines :
- Gestion des agendas
- Gestion des congés des Directeurs
3. Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique pour l'ensemble des Directeurs :
- Prise de notes et mise en forme de tous types de courriers, documents, notes, PV
- Rédaction de courriers, notes, divers documents
- Enregistrement, classement, suivi et archivage de dossiers
- Prise de contacts téléphoniques ou mails avec les partenaires des directeurs
EN QUALITÉ D'ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF RH :
1. Gestion administrative des emplois saisonniers, en binôme avec l'autre assistante :
- Recensement des besoins des services et recensement des candidatures (dont candidatures signalées) : tableau de suivi, courrier d'attente (avant déconcentration)
- Organisation de la réunion d'attribution (Directeurs et Chefs de Services concernés) : préparation (tableau récapitulatif par critères : filles/garçons, signalés/non signalés, période, durée, service proposé,
- Choix des candidats par service : tableaux, courriers réponse, note aux Elus,
- Suivi et évaluation : lettre tardive, courriers nouvelles affectations en cas de défections, fiche évaluation des saisonniers avec note pour les personnes signalées, tableau récapitulatif des saisonniers qui n'ont pas donné satisfaction.
2. Gestion des recrutements des non titulaires, en binôme avec l'autre assistante :
- Formalisation de tutoriels et de procédure sur les missions déconcentrées dans les services
- Contact avec les organismes de diffusion pour les recrutements externes, pôle emploi
- Déclaration de vacance de poste
- Organisation des entretiens : convocations, préparation des dossiers et du tableau récapitulatif,
- Recensement des besoins des services et des candidatures, organisation de la réunion d'attributions (DRH, élu référent, et assistante) pour les apprentis
- Gestion des recrutements et déclaration de volontaires pour le service civique
3. Gestion des candidatures spontanées, en binôme avec l'autre assistante :
- Gestion des candidatures : lettre réponse et/ou envoi candidatures à des organismes extérieurs, suivi (tableau récapitulatif)
4. Accueil des nouveaux arrivants, en binôme avec l'autre assistante :
- Organisation de l'accueil des nouveaux agents
- Préparation des dossiers d'accueil
- Accueil du candidat, prise de photo, visite des locaux
5. Relations sociales : organisation et suivi des comités techniques et CHSCT :
- Réalisation des convocations, de l'ordre du jour
- Préparation avec la DRH des dossiers présentés (lien avec les services, rédaction des affaires à l'ordre du jour), suivi des
questions inscrites à l'ordre du jour par les OS, envoi des dossiers aux membres
- Organisation de la séance, présence en séance, prise de note et rédaction du procès-verbal, diffusion aux membres
6. Commission RH :
- Réalisation des convocations, de l'ordre du jour
- Préparation avec le ou la DRH des dossiers présentés, suivi des questions inscrites à l'ordre du jour, envoi des dossiers aux membres
- Organisation de la séance, présence en séance
- Prise de notes, rédaction et mise en forme du compte rendu et diffusion aux membres
Profils recherchés
- Maîtrise de l'orthographe
- Bonne maîtrise des logiciels WORD et EXCEL (mise en page, présentation)
- Polyvalence
- Aptitude rédactionnelle
- Goût du travail en équipe
- Disponibilité
- Grande discrétion, rigueur, ponctualité
--- Pourquoi nous rejoindre ? ---
- Des opportunités de formation et d'évolution professionnelle
- Une souplesse d'organisation dans le temps de travail
- Une possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine (en fonction de l'emploi et de la nécessité de service)
- Une participation à la mutuelle/garantie prévoyance et maintien de salaire
- Une offre variée de l'action sociale (Midi Sports, billetterie loisirs, chèque vacances, Noël des enfants, repas du personnel, etc...)
- L'octroi d'un régime indemnitaire minimum pour tous
-Une attribution de titres restaurants (mise en œuvre courant 2024)
Découvrez notre collectivité et nos valeurs : https://www.youtube.com/watch?v=ZIt96tHOLDM
- Bonne maîtrise des logiciels WORD et EXCEL (mise en page, présentation)
- Polyvalence
- Aptitude rédactionnelle
- Goût du travail en équipe
- Disponibilité
- Grande discrétion, rigueur, ponctualité
--- Pourquoi nous rejoindre ? ---
- Des opportunités de formation et d'évolution professionnelle
- Une souplesse d'organisation dans le temps de travail
- Une possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine (en fonction de l'emploi et de la nécessité de service)
- Une participation à la mutuelle/garantie prévoyance et maintien de salaire
- Une offre variée de l'action sociale (Midi Sports, billetterie loisirs, chèque vacances, Noël des enfants, repas du personnel, etc...)
- L'octroi d'un régime indemnitaire minimum pour tous
-Une attribution de titres restaurants (mise en œuvre courant 2024)
Découvrez notre collectivité et nos valeurs : https://www.youtube.com/watch?v=ZIt96tHOLDM
Contact et modalités de candidature
Contact
0467290500
Informations complémentaires
Les candidatures (lettre de motivation + CV + Arrêté dernière situation + copie des 2 dernières évaluations professionnelles) sont à adresser à :
Monsieur Le Maire de Mauguio Carnon
Direction des Ressources Humaines
Mairie de Mauguio
Place de la Libération Charles de Gaulle - BP 20 34 130 MAUGUIO Cedex
Monsieur Le Maire de Mauguio Carnon
Direction des Ressources Humaines
Mairie de Mauguio
Place de la Libération Charles de Gaulle - BP 20 34 130 MAUGUIO Cedex
Adresse de l'employeur
Commune de Coltest-MAU34132
>HOTEL DE VILLE BP25
34132 MAUGUIO
>HOTEL DE VILLE BP25
34132 MAUGUIO
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.