Instructeur ou instructrice gestionnaire de dossiers

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Famille de métiers : Citoyenneté, éducation, culture et sport > Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative
Fonctions : Accompagne les usagers et/ou les services dans leurs démarches administratives. Met en œuvre les procédures d'instruction et de suivi des dossiers pour permettre la prise de décision de l'autorité
Autres appellations :
  • Gestionnaire administratif

Correspondances statutaires

Ce métier s'exerce généralement dans les cadres d'emplois suivants :
  • Rédactrices et rédacteurs territoriaux (catégorie B , filière Administrative)
  • Techniciennes et techniciens territoriaux (catégorie B , filière Technique)
  • Adjointes et adjoints administratifs territoriaux (catégorie C , filière Administrative)
  • Adjointes et adjoints techniques territoriaux (catégorie C , filière Technique)
  • Attachées et attachés territoriaux de conservation du patrimoine (catégorie A , filière Culturelle)
Il est possible d'être nommé en tant que fonctionnaire sur un poste permanent selon les conditions d'accès suivantes :
  • Concours externe et interne avec conditions de diplôme et/ou examen d'intégration en fonction du cadre d'emplois, concours troisième voie

Contexte d'exercice

Types d’employeurs et services d’affectation :
  • Commune, département, région, structure intercommunale, établissement public
  • Rattaché généralement à une direction fonctionnelle
Activités
  • techniques, spécifiques au métier :
    • Information des usagers et des services
    • Référent sur l'utilisation des logiciels métiers pour un service
    • Instruction administrative et technique des dossiers
    • Suivi et gestion des dossiers
  • transverses :
    • Conseil, appui technique et organisationnel
    • Veille et observation sectorielle
    • Organisation et animation des relations à la population
Compétences ou connaissances souhaitées :
  • Rôles et attribution des différents services et opérateurs des procédures d'instruction
  • Organisation de la collectivité ou de l'établissement public
  • Techniques d'accueil et d'écoute active
  • Procédures de gestion et d'instruction administratives
  • Techniques rédactionnelles
  • Normes et veille juridiques
  • Procédures de contrôle
  • Techniques de régulation de conflit
  • Communication orale et écrite
  • Tableaux de bord et indicateurs
  • Usages numériques et bureautiques
  • Droit administratif, procédures de recours et contentieux administratifs
  • Règles de classement et d'archivage des dossiers papiers et numériques
  • Techniques et outils de planification
  • Logiciels métiers
Conditions d'exercice :
  • Travail en bureau, déplacements éventuels
  • Horaires avec amplitude variable en fonction des obligations du service public
  • Disponibilité
Spécialisations :
  • En fonction des procédures, des types d'instruction et de dossiers
Relations fonctionnelles :
  • Relations régulières avec l'ensemble des services
  • Relations avec les usagers
  • Relations occasionnelles avec les services de l'État
  • Relations avec les prestataires
  • Relations avec les élues et élus
Moyens techniques utilisés :
  • Logiciels et applicatifs d'instruction et de gestion
Facteurs d'évolution du métier :
  • Évolutions techniques et technologiques
    • Mutations numériques (e-services, dématérialisation des procédures, open data, RGPD)
    • Prise en compte des enjeux et des impacts à terme de l'intelligence artificielle dans l'aide à l'instruction et à la gestion des dossiers
  • Évolutions économiques, sociales, sociétales et environnementales
    • Complexification des procédures pour les usagers : demande croissante des usagers sur l'aide aux démarches
    • Diversification des canaux de communication dans le rapport aux usagers
  • Évolutions relatives aux politiques publiques, au cadre institutionnel et réglementaire
    • Dématérialisation de la gestion et de l'accès au service public
    • Prise en compte de l'environnement économique, des contraintes budgétaires et financières et de la nécessaire rationalisation des coûts
    • Prise en compte de la demande croissante de transparence de la part des citoyens et prise en compte des obligations déontologiques, notamment en matière de prévention des atteintes à la probité
    • Spécialisation et complexification de l'environnement juridique
    • Enjeux de l'accès aux droits pour les usagers
  • Évolutions organisationnelles et managériales
    • Développement du management par projet et objectif, et des démarches qualité
    • Développement des plateformes d'assistance et de conseil
    • Développement de la médiation numérique et administrative

Métiers proches

Métiers avec des activités proches :
Métiers requérant des compétences proches :
Correspondances au répertoire des métiers ROME Pôle Emploi :
Consulter la fiche métier sur le site du Répertoire des Métiers Territoriaux

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